Как планировать бюджетные показатели?
Как оформить приказ и план-график формирования бюджета?
Как внедрить систему лимитирования расходов денежных средств?
Как проводить оперативный и план-фактный анализ исполнения бюджета?
Бюджетирование применяется в компаниях не только для того, чтобы планировать и координировать деятельность, но и для того, чтобы избежать бесконтрольного расходования денежных средств. В статье рассмотрим преимущества системы лимитирования расходов денежных средств, которая позволяет контролировать любые платежи и заключение договоров как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению (ЦФО) в отдельности.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ЗАЩИТЫ ОТ ПРЕВЫШЕНИЯ БЮДЖЕТОВ
Условно можно выделить два варианта бюджетирования — «строгий» и «лояльный».
Если бюджетирование в компании настроено «строго», в случае превышения установленного лимита запрещается проводить заявку на оплату. Если настройки более «лояльные», инициатор платежа и лицо, его проводящее, видят, что платеж идет сверх установленного лимита, но все равно осуществляют расчет. А потом, при анализе исполнения бюджета за отчетный период, выводится сводка по превышениям лимитов.
Узнать больше:
«Лояльный» вариант бюджетирования несет исключительно информативную функцию, так как он не позволяет влиять на постоянные превышения бюджетов. Кроме того, этот вариант не мотивирует ответственных за планирование ответственно подходить к составлению бюджетов.
Если вы планируете «строгую» систему бюджетирования, стоит установить лимиты по всем статьям затрат.
Залог успешного бюджетирования — эффективное планирование, которое невозможно без должного контроля. Не имеет смысла формировать бюджеты, которые не исполняются, а для того чтобы контролировать их исполнение, необходимо разработать систему защиты от превышения бюджетов.
Основные принципы такой системы:
- четкое планирование, которое является основой системы бюджетирования. От того, насколько качественно будут спрогнозированы все поступления и расходования денежных средств, зависит и конечный результат (будут превышения или нет);
- контроль исполнения бюджета не по факту, а в процессе. Такой контроль предполагает, например
- контроль исполнения договоров компании, обязательств, кредиторской и дебиторской задолженностей;
- возможность компенсации
ЧТО НАДО СДЕЛАТЬ НА ЭТАПЕ ПЛАНИРОВАНИЯ БЮДЖЕТОВ, ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ ПРЕВЫШЕНИЯ ЛИМИТОВ
В ходе бюджетирования составляются различные функциональные (вспомогательные, операционные) бюджеты, которые, в свою очередь, являются исходными данными для формирования основных сводных бюджетов (бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов и т. д.).
Чем больше компания по размерам, тем сложнее в ней планировать и консолидировать представленные планы. Поэтому в крупных компаниях почти всегда формируется отдельное структурное подразделение (например, отдел бюджетирования), который занимается консолидацией бюджетов. В небольших же компаниях эти обязательства обычно возложены на экономический или финансовый отдел, отдельного структурного подразделения нет.
Таким образом, бюджетирование начинается с определения ответственных лиц (или ответственного подразделения). Но и этого недостаточно, даже для начальной ступени: нужно разработать внутренний документ (Положение о бюджетировании, Регламент бюджетирования), который будет регламентировать весь процесс бюджетирования, методику составления бюджетов, определение лимитов и т. д. Кроме того, необходимо определить ЦФО, которые будут ответственны за достижение определенных результатов.
Планирование бюджетных показателей начинается с издания приказа о подготовке бюджета на определенный период (пример 1) и утверждением план-графика формирования бюджета, который можно быть приложением к приказу.
В приказе о подготовке бюджета нужно указать, кто, что, кому и в какие сроки предоставляет.